Was ändert sich für zertifizierte Unternehmen durch die neue ISO 50003?

Anforderungen der neuen DIN ISO 50003 zur Zertifizierung von Energiemanagementsystemen

ISO 50003 energiebezogene Leistung Multi Site Managementsystem

Seit Oktober 2017 gelten die Vorgaben der ISO 50003:2016-11 für die Auditierung und Zertifizierung von Energiemanagementsystemen. Alle Zertifizierungsstellen mussten ihre Auditprozesse bis Oktober 2017 an die Anforderungen dieser Unternorm der ISO 50000 Reihe anpassen.

Auf den ersten Blick gelten die neuen Anforderungen für die Auditoren, sie haben aber auch direkte Auswirkungen auf die Betreiber von zertifizierten Energiemanagement-Systemen.

Zum ersten Mal in der ISO Reihe widmet sich die ISO 50003 den Möglichkeiten und Anforderungen an den kosteneffizienten Betrieb von Multi-Site-Energiemanagementsystemen.

Der hier kostenlos erhältliche GALLEHR+PARTNER® Infobrief Energiemanagement 02-2017 beschreibt die neuen Auditanforderungen und die daraus resultierenden Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zertifizierung bzw. Überprüfung eines Energiemanagement-Systems aus Sicht der Unternehmen bzw. „Organisationen“.

Wesentliche neue Aspekte der ISO 50003

Anforderungen an die Definition und Aktualisierung des Geltungsbereichs

Nach der ISO 50001 muss der Anwendungsbereich des Energiemanagementsystems durch die Organisation festgelegt werden. Erstmals muss dieser jetzt aber durch den Auditor im Rahmen der Audits auf Angemessenheit geprüft werden.

Mit Geltungsbereich wird im Rahmen der Norm nicht nur die Systemgrenze bezeichnet. Der Geltungsbereich muss auch Tätigkeiten, Einrichtungen, Prozesse und Entscheidungen beinhalten. Dabei ist es der Organisation überlassen, den Geltungsbereich frei zu wählen. Organisationen mit mehreren Standorten steht es frei, ob alle Standorte, eine reduzierte Anzahl an Standorten oder auch nur Teilbereiche wie einzelne Gebäude, Anlagen oder Prozesse innerhalb eines Standorts in den Geltungsbereich des Energiemanagementsystems aufgenommen werden.

Wichtig:

Die ISO 50003 lässt Organisationen viel Freiheit bei der Wahl des Geltungsbereichs, allerdings dürfen keinerlei Energiequellen bei der Festlegung der Grenzen ausgeschlossen werden.

Ermittlung der Auditzeit anhand von Komplexitätskriterien

Bei der Bestimmung der Auditzeit wird mit der DIN ISO 50003 eine vorgeschriebene Ermittlungs-methode zur Bestimmung der Komplexität eines EnMS eingeführt. Hier lohnt es sich für die Organisation, eigene Berechnungen anzustellen, da die Auditzeit der maßgebliche Preisbestandteil der Auditvergütung darstellt.

Die Auditzeit ist abhängig von der Komplexität der zu auditierenden Organisation. Die Komplexität richtet sich nach drei Gesichtspunkten:

  • jährlicher Energieverbrauch;
  • Anzahl von Energiequellen;
  • Anzahl wesentlicher Energieeinsätze.

Die Komplexität ist ein nach Anhang A der ISO 50003 berechneter Wert.

Hinweis:

GALLEHR+PARTNER® führt für Sie gerne kostenlos eine entsprechende Abschätzung der Auditzeit durch. Sprechen Sie unsere Experten gerne unter janni.szilvas@gallehr.de an.

Neben den drei genannten Hauptkategorien ist die sogenannte Anzahl des EnMS-wirksamen Personals ein wesentlicher Aspekt für die Ermittlung der Komplexität.

Die Zertifizierungsstelle muss sicherstellen, dass alle Personen, die aktiv zur Erfüllung der Anforderungen des Energiemanagementsystems beitragen, bei der Ermittlung der Anzahl des EnMS-wirksamen Personals berücksichtigt werden. Unter das EnMS-wirksame Personal fallen unter anderen in der Regel folgende Personenkreise:

  • Top-Management;Beauftragte des Managements;Energiemanagement-Team;
  • Personen mit Verantwortung für wesentliche Veränderungen der energiebezogenen Leistung;
  • Personen mit Verantwortung für die Wirksamkeit des EnMS;
  • Personen, die für die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen verantwortlich sind;
  • Personen, die wesentliche Energieeinsätze verantworten

Bei geringer Komplexität und bis zu 15 EnMS-wirksamen Personen kann ein Überprüfungsaudit in einem Tag und ein Zertifizierungs- bzw. Re-Zertifizierungsaudit in zwei Tagen abgeschlossen werden. Bei hoher Komplexität und 276 – 425 EnMS-wirksamen Personen benötigt ein Überprüfungsaudit mindestens 7 Personentage und ein Zertifizierungs- bzw. Re-Zertifizierungsaudit mindestens 9 Personentage
Eine Reduzierung der Auditzeit bis zu 20% ist möglich, wenn die Organisation weitere zertifizierte Managementsysteme integriert hat.

Die teilweise Integration von Energie-, Umwelt-, Qualitäts- und/oder Arbeitsschutz-Managementsystemen bietet neben der Effizienzsteigerung der Auditierung diverse weitere Vorteile. Integrierte Managementsysteme können auf eine gemeinsame Dokumenten- und Maßnahmenlenkung zurück greifen, können gemeinsame Prozesse zur Mitarbeiterkommunikation nutzen und können gemeinsame Datenbanken und Kennzahlensysteme verwenden, um nur einige Synergien zu nennen.

Hinweis:

GALLEHR+PARTNER® unterstützt Sie gerne bei der schlanken Integration des Energie-managementsystems in vorhandene Management-Systeme, wie Qualität- oder Umweltmanagementsysteme.

Verpflichtung zur Verbesserung der energiebezogenen Leistung (englisch „energy performance“)

Mit der Einführung der ISO 50003 verschärfen sich die Anforderungen der Zertifizierung insbesondere durch die neue Nachweispflicht einer fortlaufenden Verbesserung der energiebezogenen Leistung.

Der Nachweis über die Verbesserung der energiebezogenen Leistung kann in verschiedener Art und Weise erbracht werden. In der Norm werden im Anhang C Beispiele für die Verbesserung der energiebezogenen Leistung genannt:

  1. Der gesamte Energieverbrauch sinkt im Laufe der Zeit;
  2. Der gesamte Energieverbrauch steigt, aber das Maß der energiebezogenen Leistung, wie von der Organisation festgelegt, hat sich verbessert;
  3. Verzögerung oder Verringerung der Leistungsminderungskurve von Einrichtungen aufgrund ordnungsgemäßer operativer und aufrechterhaltender Lenkungen;
  4. Bei Anstieg der energetischen Ausgangsbasis durch geeignete Darstellung des Verhältnisses der aktuellen energiebezogenen Leistung zum Anstieg.

Wichtiger Hinweis:

Eine Verschlechterung der energiebezogenen Leistung muss nicht zwangsläufig zur Verweigerung des Zertifikats führen. Durch geeignete und normkonforme Anpassung der Energieleistungskennzahlen bzw. der energetischen Ausgangsbasis kann in vielen Fällen eine Verbesserung der energiebezogenen Leistung trotz vermeintlicher Verschlechterung nachgewiesen werden.

Gerade am Beispiel 2 wird ersichtlich, dass bei der Bewertung der energiebezogenen Leistung die Wahl geeigneter Energieleistungskennzahlen und deren Vergleich zur energetischen Ausgangsbasis sowie zu den Vorjahren eine wichtige Rolle spielen.

Nähere Informationen zur normkonformen Definition von Energieleistungskennzahlen und energetischer Ausgangsbasis finden Sie im GALLEHR+PARTNER® Infobrief 01-2016 Energetische Bewertung mittels EnPi und EnB.

Kriterien zum Betrieb von Multi-Site-Systemen (Matrix-Zertifizierungen)

Die neue DIN ISO 50003 legt weiterhin das Vorgehen der Zertifizierungsstellen bei Multi-Site-Zertifizierungen von Energiemanagementsystemen fest. In der Vergangenheit waren Multi-Site-Zertifizierungen auch schon möglich, die Anforderungen wurden aber ausschließlich in dem IAF Dokument MD1:2007, Certification of Multiple Sites Based on Sampling beschrieben.

Ergänzend zu den bisher gültigen IAF Vorgaben fordert die ISO 50003, dass Untersuchungen zu Nichtkonformitäten, die an einem Standort identifiziert wurden, auch an allen anderen Standorten durchgeführt werden und entsprechende Maßnahmen zur Behebung dieser Nichtkonformitäten an allen Standorten durchgeführt werden.

Hinweis:

Der GALLEHR+PARTNER® Infobrief Energiemanagement 02-2016 beschreibt ausführlich die Möglichkeiten zur Vereinfachung und Kostenersparnis bei der Durchführung einer Matrix-Zertifizierung über mehrere Standorte (Multi-Site-Verfahren nach IAF).

Grundsätzlich gilt, dass ein Managementsystem mehrere Standorte sowie auch mehrere Organisationen einschließen und entsprechend als sogenanntes Matrix-System betrieben werden kann.

Unter der Voraussetzung, dass Tätigkeiten in Bezug auf Energiequellen, Energieeinsätzen und Energieverbrauch an allen Standorten in vergleichbarer Weise durchgeführt werden und die Lenkung im Verantwortungsbereich der Organisation liegt, kann ein Verfahren eingeführt werden, um Erst-Zertifizierungs-, Überwachungs- und Re-Zertifizierungsaudits stichprobenartig durchzuführen.

Die Stichprobenprüfung hat den Vorteil, dass nicht jeder Standort jedes Jahr auditiert werden muss. Entsprechend können zur Erreichung, Überprüfung und Bestätigung des ISO Zertifikats erhebliche Kosten gespart werden.

Wie folgende Grafik zeigt, werden entsprechend der Anzahl an Standorten die Kosten für die regelmäßigen Auditierungen erheblich reduziert.

Grafik zur Kostenersparnis Zertifizierung Energiemenegement Matrix ISO 50001

Bereits bei fünf teilnehmenden Standorten reduzieren sich die Zertifizierungskosten um ca. 40.000 € innerhalb von 4 Jahren. Nicht einbezogen ist der gesparte personelle Zeitaufwand zur Vorbereitung und Durchführung der Zertifizierung, welcher, je nach Standortgröße und Komplexität bis zu 4 Tage im Erstaudit und jährlich 1 bis 2 Tage für das Überwachungsaudit erfordert.

Neben der Vergleichbarkeit der Prozesse und des Vertrauensniveaus an allen Standorten und der Definition einer Management-Zentrale sind maßgeblich folgende Strukturen in der Zentrale und an den Standorten zu schaffen und aufrecht zu halten:

  • Gemeinsame und vergleichbare Planung der energiebezogenen Leistung an allen Standorten.
  • Durchführung von zentralen Managementbewertungen über die einzelnen Standorte.
  • Etablierung eines zentral gelenkten und verwalteten Energieplanungsprozess.
  • Etablierung einer zentral gesteuerten Dokumentenlenkung.
  • Etablierung einer gelenkten und vom Top Management der Zentrale genehmigten Systemdokumentation.
  • Definition eines internen Auditplans für alle Standorte über drei Jahre, der gewährleistet, dass jeder Standort innerhalb von drei Jahren zu allen Normpunkten der ISO 50001 intern auditiert wird.
  • Etablierung von Prozessen zur Behebung von Nichtkonformitäten und zum Controlling der Nichtkonformitäten durch die Zentrale.
  • Gewährleistung, dass an einzelnen Standorten identifizierte Nichtkonformitäten an allen Standorten untersucht werden.
  • Etablierung einer Energiemanagementzentrale mit Integrations- und Koordinationsfunktion für die Standorte.
  • Etablierung von gemeinsamen Kriterien zur Definition, Veränderung und Aufrechterhaltung von Energieleistungskennzahlen und der energetischen Ausgangsbasis.
  • Etablierung von konsistenten Kriterien für alle Standorte zur Festlegung von Zielen und Vorgaben und Aktionsplänen.
  • Etablierung von zentralen Prozessen zu Bewertung der Anwendbarkeit und Wirksamkeit von Aktionsplänen und Kennzahlen.
  • Definition von gemeinsam gültigen Anforderungen an die internen Auditoren und die Energiemanager an den Standorten.

Die Erfahrungen von GALLEHR+PARTNER® bei der Einführung und dem Betrieb von Multi-Site Systemen zeigt, dass der Nutzen eines Matrix-Systems den Aufwand deutlich übersteigt.

Auch wenn eine Multi-Site Zertifizierung viele Vorteile bringt, sei hier auch auf die Risiken hingewiesen. Das größte Risiko besteht darin, dass allen Standorten das Zertifikat verweigert bzw. aberkannt wird, wenn nur ein Standort die Kriterien nicht erfüllt. Da während des Auditprozesses kein Standort mehr ausgenommen werden kann, sollte entsprechend vor der Entscheidung über die Standorte und den Geltungsbereich für eine Multi-Site Zertifizierung neben der Vergleichbarkeit der Prozesse insbesondere das Vertrauensniveau der einzelnen Standorte überprüft werden.

Zur Vermeidung dieser Risiken sollten gegebenenfalls kritische Standorte vor der Auditierung aus der Matrix herausgenommen und separat zertifiziert werden.

Hinweis:

Bei Bedarf bietet GALLEHR+PARTNER® eine Untersuchung der Multi-Site Fähigkeit einer Organisation an. Bestandteil dieser Untersuchung ist auch eine Risikoanalyse und eine Empfehlung zum erfolgreichen Vorgehen.

Festlegung von Kompetenzanforderungen an Auditoren und Mitarbeiter der Organisation

In der DIN ISO 50003 werden Kompetenzanforderungen an Auditoren sowie an das Personal der Organisation gestellt. Die Anforderungen umfassen allgemeines Wissen zum EnMS sowie auch technische Kompetenzen, die nach folgenden Bereichen gegliedert sind:

  • Industrie – leicht bis mittel;
  • Industrie – schwer;
  • Gebäude;
  • Gebäudekomplexe;
  • Transport;
  • Bergbau;
  • Landwirtschaft;
  • Energieversorgung

Entsprechend den technischen und allgemeinen Kompetenzanforderungen wird ein Auditteam für den Geltungsbereich des EnMS zusammengestellt.
Die neuen Anforderungen stellen sicher, dass Auditoren die entsprechende Fachkompetenz aufweisen um die zu auditierende Organisation und deren Prozesse zu verstehen und kompetent bewerten zu können.

Mit der Einführung der DIN ISO 50003 gilt es für Organisationen, ein besonderes Augenmerk auf die Kompetenz ihrer am EnMS beteiligten Mitarbeiter zu legen.

Empfehlung

GALLEHR+PARTNER® empfiehlt, bei der Erstellung der EnMS-Dokumentation (z.B. im Handbuch) Kompetenzanforderungen an das am EnMS beteiligte Personal wie den Energiemanagementbeauftragten, Energieteam-Mitglieder und interne Auditoren festzulegen.

Fazit

Auf den ersten Blick gelten die neuen Anforderungen der ISO 50003 für die Auditoren, sie haben aber auch direkte Auswirkungen auf die Betreiber von zertifizierten Energiemanagement-Systemen.

Besonderes Augenmerk sollten alle Unternehmen auf die Sicherstellung der kontinuierlichen Verbesserung der energiebezogenen Leistung und deren Nachweise legen.

Unabdingbar für die Ermittlung der Verbesserung der energiebezogenen Leistung ist die Festlegung geeigneter Energieleistungskennzahlen und der entsprechenden energetischen Ausgangsbasis.

Seit Oktober 2017 sind Energiemanagementsysteme, die ausschließlich die formalen Anforderungen der ISO 50001 erfüllen, aber darüber hinaus keine Anstrengungen zur Verbesserung des Systems leisten, nicht mehr zertifizierungsfähig.

Allen Unternehmen, die ein zertifiziertes Energiemanagementsystem nach ISO 50001 betreiben, empfiehlt GALLEHR+PARTNER® vor der nächsten Auditierung eine Überprüfung des Systems hinsichtlich der hier beschriebenen neuen Anforderungen.

GALLEHR+PARTNER® bietet ein ISO 50003 Kompatibilitäts-Check an, der im Ergebnis identifizierte Nichtkonformitäten zu den neuen Anforderungen beschreibt. Gerne unterstützen unsere Experten Ihr Unternehmen bei Ihren ISO 500001 Herausforderungen und begleiten Sie bis zur erfolgreichen Zertifizierung.